1. Vì sao email etiquette quan trọng trong môi trường quốc tế?

Trong bối cảnh quốc tế hóa giáo dục, email không chỉ là công cụ trao đổi thông tin mà còn là ấn tượng đầu tiên giữa sinh viên với giảng viên nước ngoài, cán bộ trường đối tác hoặc nhà tuyển dụng quốc tế.
Một email được viết đúng chuẩn có thể thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng và hiểu biết văn hóa học thuật quốc tế. Ngược lại, chỉ một lỗi nhỏ trong cách xưng hô hay trình bày cũng có thể khiến email bị đánh giá là thiếu nghiêm túc.

Đối với sinh viên HUFLIT chuẩn bị tham gia các chương trình trao đổi, học bổng, study tour hay thực tập quốc tế, việc nắm vững email etiquette là một kỹ năng bắt buộc, không chỉ là “nên có”.

2. Cách xưng hô trong email quốc tế: Đúng ngay từ dòng đầu tiên

Nên làm (Do):

• Sử dụng cách chào trang trọng:

  • Dear Professor Lee,

  • Dear Dr. Smith,

• Nếu chưa rõ học hàm, học vị, có thể dùng:

  • Dear Sir/Madam,

  • Dear International Office Team,

Không nên làm (Don’t):

• Tránh các cách chào quá thân mật như:

  • Hi, Hey, Hello there, Yo
    Những cách này chỉ phù hợp trong môi trường bạn bè, không phù hợp với email học thuật hay hành chính quốc tế.

3. Tiêu đề email (Subject): Ngắn gọn nhưng phải rõ ràng

Tiêu đề email giúp người nhận hiểu ngay mục đích của thư và quyết định mức độ ưu tiên phản hồi.

Nên làm:

• Viết tiêu đề cụ thể, có thông tin chính:

  • Application for Student Exchange Program – Fall 2025

  • Inquiry about Transcript Requirement for Exchange Students

Không nên làm:

• Để trống tiêu đề

• Viết tiêu đề quá chung chung như:

  • Question, Hello, Information

4. Nội dung email: Rõ ràng, súc tích và đúng chuẩn học thuật

Nguyên tắc quan trọng:

• Mỗi email nên tập trung một mục đích chính

• Chia đoạn rõ ràng, tránh viết thành một đoạn dài

Nên làm:

• Viết ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề

• Dùng ngôn ngữ lịch sự:

  • Could you please…

  • I would appreciate it if…

Không nên làm:

• Sử dụng từ viết tắt, emoji hoặc ngôn ngữ chat:

  • u, pls, thx, 😊

• Viết toàn bộ chữ IN HOA

• Viết không dấu câu, không xuống dòng

5. Kết thúc email: Lịch sự và chuyên nghiệp

Phần kết thư thể hiện thái độ tôn trọng và sự chuyên nghiệp của người gửi.

Nên làm:

• Kết thúc bằng các câu lịch sự:

  • Thank you for your time.

  • I look forward to your reply.

• Ký tên đầy đủ:

  • Họ tên

  • Trường: HUFLIT – Ho Chi Minh City University of Foreign Languages – Information Technology

  • Email, mã số sinh viên (nếu cần)

Không nên làm:

• Gửi email đính kèm nhưng không đề cập trong nội dung

• Kết thúc đột ngột, không có câu cảm ơn hoặc chữ ký

6. Email etiquette – Kỹ năng nhỏ, lợi thế lớn cho hành trình quốc tế hóa

Những lưu ý về email etiquette có thể trông đơn giản, nhưng lại là yếu tố quyết định sự chuyên nghiệp của sinh viên trong môi trường quốc tế.
Việc rèn luyện thói quen viết email đúng chuẩn ngay từ khi còn học tại HUFLIT sẽ giúp sinh viên:

• Tự tin hơn khi làm việc với đối tác nước ngoài

• Tránh các hiểu lầm không đáng có về văn hóa

• Tạo ấn tượng tích cực trong học tập và nghề nghiệp quốc tế

Phòng Đối ngoại hy vọng những chia sẻ trong chuyên mục Study Abroad Hacks sẽ giúp sinh viên HUFLIT chuẩn bị tốt hơn cho hành trình học tập và trải nghiệm quốc tế trong tương lai.